Po co VDR w procesie Due Diligence?

Aleksandra Prusator
27/05/2013

Procesy fuzji i przejęć stanowią stały element świata gospodarczego. Ich celem jest osiągnięcie korzyści strategicznych i finansowych, poprzez poszerzanie rynków, dywersyfikację produktów czy procesów produkcji, osiągnięcie efektu skali itp. Nieodłącznym elementem, poprzedzającym ten rodzaj strategicznego inwestowania, jest procedura Due Diligence.

Jej zasadniczym celem jest ocena ryzyka planowanej transakcji oraz wskazanie kierunku rozwoju nowego biznesu. W tym celu Spółka podlegająca sprzedaży, zobowiązana jest zapewnić potencjalnym inwestorom dostęp do jej wewnętrznej dokumentacji, a Inwestor do poddania jej zaawansowanej analizie finansowej, prawnej i organizacyjnej, na podstawie której dokona wyceny spółki i podejmie decyzję o akwizycji.

Podejście tradycyjne

Analizę Due Diligence przeprowadzano do niedawna w sposób tradycyjny. Odbywało się to w fizycznych pomieszczeniach, w których gromadzone były wszystkie dokumenty dotyczące sprzedawanej spółki (często setki, tysiące segregatorów), które następnie analizowane przez zespoły doradców wynajętych przez inwestorów zainteresowanych jej zakupem.

Przeprowadzenie badania w takiej formie, szczególnie w czasach kiedy inwestorzy pochodzą z różnych stron świata, a dokumentacja spółki rozproszona jest w wielu oddziałach, jest czasochłonne, kosztowne oraz kłopotliwe dla obu stron transakcji. Wystarczy pomyśleć na jakie koszta, związane z podróżami, delegacjami pracowników, muszą narażać się przedsiębiorstwa uczestniczące w transakcji, gdy dzieli je tysiące kilometrów. Ilość dokumentów – umów, sprawozdań, planów strategicznych – do przejrzenia jest ogromna, a ilość zaangażowanych podmiotów nie mniejsza – kilku do kilkunastu Inwestorów, każdy zatrudniający rzesze specjalistów, odpowiedzialnych za analizę dokumentów i doradztwo m.in. prawników, analityków, finansistów czy doradców ds. Corporate Finance, wszyscy pracujący w odległych lokalizacjach..

Nie wspominając już o ryzyku utraty kontroli nad dokumentami, czy wycieku wrażliwych informacji.

Wirtualna rzeczywistość

Aby usprawnić cały proces powstały aplikacje typu Virtual Data Room (VDR), które umożliwiają zorganizowanie badania w formie elektronicznej – zapewniają dostęp do elektronicznych wersji dokumentów z każdego miejsca na Ziemi, o każdej porze dnia i nocy.

Pozwala to usprawnić proces (raz zeskanowany dokument może być wielokrotnie wykorzystywany, bez potrzeby powtórnego druku czy kserowania), powoduje podniesienie jego konkurencyjności (daje możliwość prowadzenia badań przez kilku potencjalnych inwestorów równocześnie), a także zapewnia dużo wyższy poziom bezpieczeństwa (dostęp do dokumentów, przy użyciu bezpiecznego protokołu przesyłania, tylko dla autoryzowanych użytkowników, możliwa jest pełna kontrola nad procesem dzięki raportom aktywności inwestorów).

Systemy te oferowane są w oparciu o model SaaS (Software as a Service) – co oznacza, w skrócie, że do korzystania z aplikacji potrzebny jest użytkownikowi jedynie komputer i przeglądarka internetowa. Cały ciężar IT (infrastruktura, dane, oprogramowanie, bezpieczeństwo) leży po stronie dostawcy usługi.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Szczególnie istotne z punktu widzenia istoty procesu Due Diligence jest to, że VDR gwarantuje bezpieczeństwo przepływu informacji, stojące na równi z bezpieczeństwem elektronicznych serwisów bankowych. Daje to gwarancję, że poufne dane nie mają szans trafić w niepowołane ręce. To narzędzie, które pozwala udostępnić niezbędne, często wrażliwe dokumenty zainteresowanym stronom w sposób ustrukturyzowany i przede wszystkim – bezpieczny.

Dla zachowania kontroli nad dystrybucją poufnych danych ustala się rygorystyczne prawa dostępu, np. informacje z działu finansów można udostępnić tylko pracownikom wyspecjalizowanym w tej dziedzinie. Ponadto, aplikacja umożliwia jeszcze bardziej zaawansowane ograniczenia, m.in. blokowanie opcji zapisania dokumentów na dysku, ich drukowania, czy nałożenie na pliki znaków wodnych, które w przypadku zrobienia zdjęcia ekranu identyfikują osobę, która dopuściła się nadużycia. Model nadawania uprawnień (tzw. Digital Rights Management) eliminuje także ryzyko nieautoryzowanego usunięcia czy modyfikacji dokumentów.

A co z efektywną komunikacją i kontrolą procesu?

To tylko wycinek możliwości VDR, istotnych z punktu widzenia potrzeb uczestników analizy Due Diligence. Równie ważne są funkcje, gwarantujące swobodny przepływ komunikacji pomiędzy stronami transakcji (dedykowane forum dyskusyjne „Questions & Answers”, zapewniające poufność dyskusji), czy zaawansowane graficzne raporty aktywności użytkowników, pozwalające Spółce ocenić które obszary działalności cieszą się szczególnym zainteresowaniem Inwestorów lub, który z nich jest najbardziej zainteresowany transakcją. Raporty mogą także stanowić dowód na wypadek ewentualnych sporów lub roszczeń w przyszłości.

Skupienie się na rzeczach ważnych

Niewątpliwą zaletą systemów VDR jest fakt, że oferowane są one wraz ze wsparciem dotyczącym właściwej organizacji procesu Due Diligence. Jest to wiedza specjalistyczna, niszowa, która sprawia, że systemy te nijak przyrównywać do podobnych rozwiązań (ftp) służących do wymiany plików. Wyspecjalizowane zespoły wsparcia VDR pomagają klientom także w samym zarządzaniu systemem, po to aby mogli oni skupić się na realizacji transakcji i negocjacjach, a nie jej organizacji.

Z sukcesem zrealizowane transakcje potwierdzają, że elektroniczne Data Roomy są świetnym następcą fizycznych pokoi z papierowymi dokumentami. W istotny sposób skracają czas badania spółki, zwiększają jego efektywność oraz zapewniają bezpieczeństwo przechowywanych danych. Umożliwiają także rozszerzenie zakresu geograficznego transakcji poprzez zaproszenie do procesu większej liczby Inwestorów, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Opinie firm pracujących przy procesach M&A bezsprzecznie wskazują, że wirtualne Data Room’y są obecnie niezbędnym elementem Due Diligence każdej transakcji, gwarantującym przejrzystość i łatwość zarządzania procesem kupna / sprzedaży.

Zdjęcie główne – fotolia.com

Udostępnij!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

 

Aleksandra Prusator
Sales & Marketing Director
Spodobało Ci się?
Udostępnij!
Najczęściej czytane
Chcesz być na bieżąco?
Dołącz do nas!

FreshMail.pl
Obserwuj nas
© Wszystkie prawa zastrzeżone. FORDATA sp. z o.o. (2017)