Jak możemy Ci pomóc w Due Diligence

Paula Duszczak
10/03/2014

Transakcje M&A to procesy, w których czas ma ogromne znaczenie. Każde, nawet najmniejsze wsparcie, którego celem jest skrócenie czasu potrzebnego do przygotowania transakcji oraz czasu wykonania badania Due Diligence jest na miarę złota.

Dlatego też rozwój świadczonych przez FORDATA usług, nie ogranicza się tylko do rozwoju platformy VDR, ale także do stałego poszerzania i usprawniania usług wspomagających świadczonych przez nasz Zespół. Wszystko po to, aby odciążyć naszych klientów w zakresie właściwego przygotowania i organizacji poufnej dokumentacji, która jest sercem każdego procesu Due Diligence. Liczy się tu zarówno jakość udostępnianych plików, ich właściwe ustrukturyzowanie, nazewnictwo, ale także przygotowanie plików w taki sposób, aby zagwarantować jak najbardziej efektywną pracę inwestorom. Ale o tym za chwilę.

Dostęp do platformy FORDATA VDR daje ogromne możliwości świadomego zarządzania dokumentacją, która na potrzeby konkretnej transakcji M&A udostępniania jest online.

Ale nie wystarczy tylko załadować plików do systemu, liczy się ich odpowiednie przygotowanie w taki sposób, aby praca z poufną dokumentacją była komfortowa. Pamiętajmy o tym, że specyfika procesów M&A powoduje, że Virtual Data Room’y nie są wykorzystywane do przekazywania plików (jak ftp czy dropbox), ale mają zagwarantować możliwość kontrolowanej pracy z dokumentami w ramach systemu. Tak więc najbardziej liczy się tu rozmiar umieszczanych dokumentów. I mniejszy (bez szwanku dla jakości i czytelności), tym lepiej, tym pliki otwierają się szybciej. Udostępnienie 500 stronicowego dokumentu, który waży kilkaset mega nie jest najlepszym pomysłem. Dlatego też FORDATA przed umieszczeniem dokumentów w systemie optymalizuje pliki, zachowując oczywiście ich oryginalną jakość. Jeśli to nie pomoże, pliki dzielone są na części. W efekcie  badanie Due Diligence dokonywane przez Inwestorów jest możliwie najbardziej efektywne.

Uporządkowanie dokumentów i skanowanie

Podstawowa rzecz, ale wciąż będąca wyzwaniem dla wielu Spółek przygotowujących się do procesu M&A, to zebranie i uporządkowanie wymaganej przez doradcę dokumentacji, często rozproszonej po oddziałach znajdujących się w wielu odległych miastach. Na dalszym etapie wyzwaniem okazuje się także skanowanie dokumentów. Kluczowe staje się właściwe przygotowanie plików do skanowania, podzielenie ich na obszary tematyczne, docelowe nazwanie zeskanowanych plików tak, aby nazwa wskazywała zawartość dokumentu. Rzecz wydawać się może trywialna, ale ma istotne znaczenie dla Due Diligence, wpływa na efektywność pracy Inwestorów (Jak znaleźć konkretne dokumenty w zbiorze kilku tysięcy plików?), ale także na postrzeganie Spółki prze potencjalnych partnerów (zorganizowana, nowoczesna). Dlatego też FORDATA wspiera swoich klientów także na tym etapie. Czy to w siedzibie Klienta, czy w rozproszonych oddziałach, FORDATA może zająć się przeprowadzeniem całego procesu skanowania. W sytuacji, w której Klient podejmuje decyzję o  samodzielnym zorganizowaniu skanowania, dysponujemy kompendium dobrych praktyk w formie pisemnych instrukcji, co do odpowiedniego dzielenia, czy oznaczania dokumentów przed skanowaniem. Wskazówki te oszczędzają sporo czasu oraz pozwalają na bardziej efektywne przejście przez ten etap.

Dobre praktyki

W zależności od potrzeby biznesowej oraz fazy przygotowań, na której znajduje się Klient, do dyspozycji są przykładowe indeksy, dostosowane do rodzaju projektu, transakcji, czy rynku, zarówno w formie gotowej struktury folderów i pod-folderów, jak i listy dokumentów w pliku Excel. Indeksy, przygotowane w polskiej i angielskiej wersji językowej, stanowić mogą trzon w oparciu o który klient zbuduje swoją własną strukturę. W przypadku, gdy Klient posiada już opracowaną w całości lub w części strukturę, FORDATA może dodatkowo zająć się stworzeniem i/lub uporządkowaniem dokumentów na dysku, nadaniem plikom i folderom odpowiednich nazw czy numeracji i po skompletowaniu finalnej wersji, odzwierciedleniem jej w VDR.

Konwersja plików do .pdf, białkowanie, weryfikacja jakości 

Kluczowa w procesach M&A jest także kontrola nad dokumentami i zagwarantowanie ich poufności. Dlatego też jedną z usług oferowanych przez nasz zespół jest konwersja plików do formatu .pdf, który gwarantuje najwyższy możliwy poziom zabezpieczeń. W celu zapewnienia odpowiedniej jakości dokumentów, są one weryfikowane pod względem czytelności obrazu, orientacji tekstu, czy jakości skanowania. Wybrane elementy tekstu, które powinny zostać poufne (np. wartość Umowy, nazwa kontrahenta itp.) są dodatkowo ukrywane. Proces ten nazywa się tzw. białkowaniem tekstu. W sytuacji, kiedy  dostarczone przez Klienta pliki zabezpieczone są dodatkowym hasłem, na potrzeby załadowania do VDR możliwe jest wyszukanie oraz usunięcie zbędnych zabezpieczeń.

Dedykowany opiekun

Od początku rozpoczęcia współpracy do dyspozycji Klienta dedykowany jest opiekun projektu, który wraz z wyspecjalizowanym zespołem konsultantów, dostępnych w ramach Działu Wsparcia Technicznego, asystuje Klientowi na każdym etapie trwania projektu, oferując wsparcie zarówno merytoryczne, jak i operacyjne. Po przejściu przez okres przygotowawczy i odpowiednim zorganizowaniu udostępnianej dokumentacji, towarzyszymy Klientowi kontynuując wykonywanie zleceń na jego życzenie oraz proaktywnie asystując w podejmowaniu codziennych wyzwań. W FORDATA nie ma rzeczy niemożliwych!

Zdjęcie główne – fotolia.com

Udostępnij!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

 

Paula Duszczak
Project Manager
+48 61 660 15 10
Spodobało Ci się?
Udostępnij!
Najczęściej czytane
Chcesz być na bieżąco?
Dołącz do nas!

FreshMail.pl
Obserwuj nas
© Wszystkie prawa zastrzeżone. FORDATA sp. z o.o. (2017)